13 conseils pour booster la productivité de votre agence web

La gestion d’une agence web est un processus relativement complexe. Vous devez contrôler judicieusement tous les indicateurs de productivité afin d’obtenir les meilleurs résultats. Il faut aussi veillez à ce que toutes les procédures administratives de l’entreprise fonctionnent parfaitement afin d’éviter toutes dépenses inutiles.

Cependant, il arrive que vous rencontriez certains problèmes au quotidien. Et ça c’est normal. Parfois, la réalisation d’un projet prend beaucoup plus de temps que prévu, et les réunions, autrefois si productives, semblent désormais durer des heures. De plus, vous vous rendez compte que le contrôle des stocks doit être mieux structuré. Et votre équipe de travail se plaint toujours de perdre beaucoup de temps à accomplir des tâches quelque peu monotones.

Quand une entreprise commence à rencontrer quelques difficultés, il serait difficile de retrouver chemin, non? Corriger ces lacunes quotidiennes et œuvrer à booster l’efficacité de l’entreprise est essentiel à son développement. Dans ce guide, nous allons vous donner quelques conseils pour vous aider à améliorer la gestion de votre entreprise et la rendre plus efficace et productive.

1. Il est nécessaire d’automatiser tous les processus administratifs

L’automatisation de l’ensemble des processus administratifs n’est pas simplement un luxe, mais une réelle nécessité. Que ce soient des factures électroniques envoyées à des fournisseurs ou des preuves de paiement fournies à vos employés, automatisez tous ce que vous pouvez. Cela vous permettra de booster le développement de votre entreprise. En effet, l’automatisation des tâches monotones vous fait gagner du temps et permet à vos employés d’effectuer des tâches plus productives qui nécessitent une réflexion critique et créative ou une touche humaine.

Il vous parait au début que la mise en oeuvre de processus automatisés dans différents secteurs de l’entreprise vous coûtera chère. Seulement, à long terme, vous allez réaliser que cela vous a permis de réduire les coûts, augmenter l’efficacité de l’entreprise et la rendre beaucoup plus compétitive.

2. Planifiez et gérez vos activités commerciales

La gestion de l’entreprise implique la planification et le contrôle des activités productives et administratives. L’adoption de petites pratiques à l’instar du partage de tâches entre les membres de groupe peut être très utile au quotidien.

3. Aménagez des espaces de travail confortables et créatifs

Pour une agence Web, la créativité joue souvent un rôle décisif. L’aménagement de vos bureaux peut faire beaucoup pour stimuler l’imagination. Il n’est pas surprenant que les entreprises prospères aient également des environnements de travail amusants et libérateurs. Malheureusement, de nombreuses entreprises ont des espaces de bureaux qui semblent avoir été construits dans les années 80. Il est nécessaire de cultiver un espace de travail plus cool qui inspirera vraiment vos employés.

Agence web espace de travail créatif stimuler la productivité

4. Gérez les leads et les étapes de vente

La gestion de l’entreprise exige entre autres le suivi des étapes de vente et la gestion des relations avec les clients. Il existe plein d’outils marketing qui peuvent vous aider à générer des leads et optimiser vos perspectives. La gestion des leads peut intervenir à différentes étapes du processus de vente, parmi lesquelles on peut citer:

  • Nouveau contact: se produit lorsqu’un lead contacte l’entreprise.
  • Intéressé: Lead qui a manifesté son intérêt pour le produit de l’entreprise.
  • Proposition commerciale: lorsqu’une proposition commerciale est analysée.
  • Décision en attente: il n’a pas encore décidé d’effectuer un achat.
  • Vente conclue: lorsque le lead est devenu client Défaite: la vente ne s’est pas concrétisée.

Ce type de structuration est important pour une plus grande visibilité sur le processus de vente.

5. Boostez la communication avec vos employés

La gestion d’entreprise implique également d’améliorer la communication entre les membres d’équipe. Les applications de messagerie telles que Skype, Whatsapp ou le chat Google peuvent vous aider à booster le dialogue au sein de votre établissement et à résoudre les petits problèmes de tous les jours. Cependant, ces outils sont beaucoup moins efficaces que de discuter en face à face. L’interaction interpersonnelle est le moyen le plus rapide de répondre aux questions ou de recueillir des informations précises sur les projets en attente. Il est ainsi vivement recommandé d’encourager le dialogue face à face entre employés dans le but de créer un flux constant d’informations.

Avec l’émergence d’Internet et du numérique, plusieurs établissements misent aujourd’hui sur l’e-mailing pour l’échange d’informations. Cependant, le dialogue reste le meilleur moyen de faire fonctionner efficacement votre entreprise. Un problème peut être résolu beaucoup plus rapidement avec un chat de 2 minutes qu’avec un échange de 20 e-mails.

6. Créez des processus sans interruption

Une bonne suggestion pour améliorer la gestion de votre horaire de travail consiste à organiser plusieurs réunions le même jour au lieu de les disperser au fil des semaines et de prendre le temps de travailler activement – demandez à chacun d’éteindre son smartphone et de se concentrer sur le thème proposé lors de la réunion par exemple.

Mais ce n’est pas seulement pendant les réunions de travail que les employés sont constamment interrompus. Les notifications par e-mail, les messages d’application mobile et les notifications de message du logiciel de gestion interne sont des distractions qui interrompent constamment le flux de travail. Saviez-vous qu’il faut généralement plus d’une minute à une personne pour retourner au travail après une interruption efficace? Mais comment résoudre ce problème? Pour rendre votre personnel beaucoup plus concentré et productif, il existe des outils qui peuvent vous aider à réduire les notifications des e-mails ou des applications de messagerie.

7. Tenez une réunion quotidienne de 10 minutes

Les réunions d’affaires sont essentielles au succès de la gestion d’entreprise. Mais veillez à ce qu’elles ne prennent pas plus de temps que nécessaire. Tenez régulièrement des réunions courtes qui couvrent ce qui est nécessaire au bon fonctionnement de l’entreprise. Une réunion quotidienne de 10 minutes est suffisante pour présenter un résumé des principaux indicateurs de performance de l’entreprise et mettre en évidence les points à améliorer. Les compliments et les incitations sont toujours les bienvenus lors de ces réunions. En plus d’être un excellent moyen de garder tous les employés engagés et informés sur les projets de l’entreprise, des réunions brèves et agréables encouragent un processus rationalisé de brainstorming.

8. Concentrez-vous sur un travail à la fois

La plupart des gens qui effectuent de nombreuses tâches en même temps se croient plus productifs. Mais bien au contraire, ce n’est pas le cas. Laisser de coté une tache pour passer à une autre n’est pas toujours une bonne chose. La clé pour accomplir des tâches plus rapidement est de se concentrer sur un travail à la fois. Idéalement, ne passez pas au projet suivant tant que le projet actuel n’est pas terminé. Faire une tâche à la fois garantira qu’elle se fera plus rapidement et avec qualité. Il peut sembler que vous êtes productif lorsque vous avez dix projets en cours, mais à quoi sert d’accumuler autant de fonctions lorsque rien n’est terminé à temps?

9. ne tentez pas d’accélérer les tâches pour réduire les coûts

Si un projet est en cours, ne tentez pas brûler les étapes pour terminer le travail plus rapidement et réduire les coûts. Cela peut affecter significativement la qualité du projet et peut vous faire perdre ensuite beaucoup d’argent lorsque vous essayez de vous rattraper. Il est judicieux de bien respecter le planning initial pour obtenir les meilleurs résultats. Mais cela signifie-t-il que vous ne devriez jamais changer les choses? Bien sûr que non!

Les processus peuvent être modifiés au nom de l’efficacité, et aussi longtemps que l’ensemble du personnel connaît et approuve les changements proposés.

10. Trouvez un logiciel de communication d’équipe

Bien que les applications de messagerie représentent un excellent atout de communication et de collaboration entre employés, il vaut mieux choisir un logiciel de communication pour accéder à la communication et à l’avancement des travaux en un seul endroit. Cet outil doit également permettre à l’ensemble du personnel de collaborer, de suivre les progrès de manière proactive et de visualiser la progression en temps réel de chaque tâche.

11. Favoriser une culture de communication ouverte

Une gestion commerciale efficace devrait favoriser une culture de communication ouverte. Il s’agit de la meilleure façon de rationaliser les processus administratifs, d’encourager l’échange d’idées et d’améliorer la communication entre les différents services d’une entreprise. Pour améliorer la productivité, il faut faire participer votre personnel au processus d’efficacité. Vous ne pouvez pas être partout à la fois et même pas au courant de tout ce qui se passe dans votre entreprise.

13. Favorisez l’innovation pour une gestion efficace des affaires

Que ce soit dans l’amélioration d’un produit, d’un service ou d’un changement dans les processus, l’innovation est synonyme de compétitivité. Vous devez savoir bien différencier l’innovation de l’invention. Il s’agit d’un processus d’adoption de nouvelles idées qui peuvent être générées par l’un de vos employés. Des combinaison d’idées existantes donnent souvent de bons résultats. Une entreprise qui favorise l’innovation doit structurer des processus agiles. Ainsi elle bénéficie des suggestions des employés. Il faut également voir des canaux directs avec les consommateurs afin que chaque idée soit lue et analysée.

13. Savoir quand s’arrêter

Les distorsions et les échecs dans les processus administratifs peuvent nuire considérablement à l’efficacité de votre entreprise. Il est important de noter, cependant, que tous les processus exécutés par une entreprise ne peuvent pas être automatisés. Des réunions peuvent également ne pas se terminer à l’heure préétablie.